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Oasis de la connaissance cabinet de conférence propose l’organisation des conférences rencontres professionnelles sur mesure et clés en main (séminaires, conventions, conférence, colloques, etc.)

Définir l’objectif de la conférence

En effet, il convient avant toute chose de déterminer l’objectif de la conférence :

Pourquoi souhaitez-vous l’organiser ?
Est-ce pour faire connaitre le lancement d’un nouveau projet, la tenue d’un évènement (concert, spectacle, etc.) ou la réalisation d’une levée de fonds ?
Ou bien pour discuter d’un sujet précis qui entre dans le cadre de vos activités associatives ?
Pour vous faire connaître ou fidéliser vos donateurs et membres ?

Dans tous les cas, il est vivement conseillé de proposer un thème attrayant qui pourra vous assurer un grand nombre de participants. Un thème qui intéresse ou qui surprend l’audience est la garantie de la réussite de votre conférence.

Fixer la date de déroulement de l’évènement

La date

Comme pour les préparatifs d’autres manifestations associatives, l’organisation d’une conférence doit également s’opérer le plus tôt possible. Effectivement, cela vous permettra de peaufiner chaque détail et de ne rien laisser au hasard. Ainsi, lorsque vous décidez d’organiser une conférence, fixez une date plusieurs mois à l’avance.

Le créneau horaire

-Une conférence en matinée, tôt, s’adressera aux professionnels, à la cible BtoB ou la presse. Le format petit-déjeuner est intéressant pour parler d’un sujet qui demande un court moment d’attention. Généralement, vos participants ne resteront que 30 minutes voire 1h maximum avant d’aller travailler.
-Une conférence entre midi et deux s’adresse aussi aux salariés. Ce créneau permet de prendre plus de temps et donc un temps d’échange. Attention à la nourriture. Soit vous offrez un service traiteur soit vous ne proposez qu’un court créneau de 30-45minutes avec café et pâtisseries par exemple.
-La conférence afterwork est appropriée pour rassembler, présenter plus longuement, échanger et réseauter.
-La conférence en journée s’adresse quant à elle à des personnes ne travaillant pas ou plus ou à des salariés sur des thématiques considérées comme « plus values ».

Etablir un budget prévisionnel

Les coûts fixes : la salle, le matériel, la sécurité, les assurances…
Les coûts variables selon le nombre de participants et le créneau choisi : le traiteur par exemple.
Les coûts annexes et le temps consacré.

Trouver le lieu le plus adapté à son déroulement

À moins que vous organisiez une conférence en ligne, vous devez également penser au lieu où se tiendra la conférence. Une fois encore, votre choix doit prendre en compte vos objectifs, mais aussi vos exigences et vos attentes.

Dès lors, pour une conférence en intérieur, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle de fêtes, foyer de jeunes, salle communale, gymnase, maison de quartier, salle paroissiale, établissement scolaire, salle privée, etc. Par contre, vous pouvez également choisir d’organiser votre conférence dans un espace extérieur. Jardin public, terrain communal, cour d’école, terrain privé…, les options sont légion.

Cependant, avant de jeter votre dévolu sur un lieu en particulier, assurez-vous que les conditions d’accès au site sont faciles.

Si vous organisez la conférence dans un espace intérieur, prévoyez un parking pour pouvoir accueillir tous les participants. Dans le cas où vous prévoyez d’organiser votre conférence en extérieur, pensez à mettre en place un abri si jamais le temps venait à changer.

Contacter les intervenants

Dans le cadre d’une conférence publique ou d’une conférence en ligne, vous devez prendre contact avec les intervenants qui présenteront le sujet à l’ordre du jour. Pensez ainsi une fois de plus à prendre une grande longueur d’avance pour les contacter. En particulier s’il s’agit d’un personnage illustre afin que celui-ci puisse arranger son agenda. Il va sans dire que les intervenants doivent être à l’aise avec le thème de la conférence et disposer des connaissances ayant un lien avec celui-ci.

Choisir vos prestataires

Tout comme les intervenants, les prestataires doivent être contactés à l’avance. Surtout lorsqu’il s’agit de période à forte demande

Listez les métiers dont vous n’avez aucune compétence mais qui sont nécessaires à la conférence (traiteur, technicien, mobilier et chaises, lumière, audio…). Si vous ne pouvez pas assurer ce poste ou si vous n’avez pas de bénévoles qui comblent ce métier, demandez un devis.

Le jour J

Arrivez en avance et testez le matériel technique.
Si vous avez des bénévoles, pensez à les briefer en leur remettant leur tâche et leur to do de la journée.
Surveillez l’arrivée de vos intervenants sur site pour les accueillir et assurez-vous la veille ou quelques heures avant la conférence qu’ils se « portent » bien par l’envoie d’un message écrit.
N’oubliez pas de filmer ou prendre des photos pour exploiter les images ultérieurement et communiquez en live sur votre conférence grâce aux stories sur Instagram ou Facebook.

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